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Wie nutze ich Mailbox-Freigaben mit meinem Mailprogramm?
Generelles
Auf unserem Mailserver können sogenannte "Shared Folder", also Ordner-Freigaben der eigenen Mailbox eingerichtet werden. Freigaben können für alle auf unserem Mailserver eingetragenen Nutzer/Mailadressen angelegt werden. Die Freigaben werden über Access Control Lists (ACL) geregelt, mit denen bestimmte Rechte an eigenen Mailboxordnern vergeben werden können.
Die Funktionsweise ist ähnlich wie die von Ordnerfreigaben auf dem eigenen Rechner. Die hier genannten Funktionen sind bei den meisten Mailclients mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Ordner, bzw. das gesamte Postfach erreichbar und werden meist mit "Freigabe", "ACL", oder "Sharing" bezeichnet.
Folgende Schritte müssen Sie, wenn Sie einen Ordner freigeben wollen, in Ihrem Mailclient ausführen:
- Ordner auswählen
- Dem Ordner einen zusätzlichen Nutzer zuweisen (Nutzer = Postfach = Mailadresse des zusätzlichen Nutzers)
- Dem zusätzlichen Nutzer entsprechende Rechte geben ("Lesen"," Schreiben", "Löschen")
Wurde ein Ordner für einen zusätzlichen Nutzer freigegeben, erscheint dieser in dessen Postfach, meist unterhalb eines neuen Ordners "Shared". Je nach Mailclient ist dazu ggf. eine neue Synchronisation des Postfaches, bzw. ein Neustart der Anwendung nötig. Im Anschluss muss der freigegebene Ordner im Mailclient des zusätzlichen Nutzers ggf. noch abonniert werden. Folgende Schritte muss also der zusätzliche Nutzer ausführen:
- Postfach synchronisieren oder Mailclient neu starten
- Unterhalb des neuen Ordners "Shared" den freigegebenen Ordner abonnieren
Besonderheiten der Mailclients
Nicht jeder Mailclient kann von Hause aus mit Freigaben umgehen.
Daher haben wir hier eine Auflistung der häufigsten Mailclients und deren Besonderheiten zusammengestellt. Sollte Ihr Mailclient keine ACL setzen oder verändern können, benutzen Sie dafür bitte einen unserer Webmailer unter https://webmail.jpberlin.de.
Evolution (Linux)
Kann Freigaben anzeigen, aber nicht verwalten.
KMail (Linux)
KMail ist der pflegeleichteste Mailclient. Er kann von Hause aus ACL anzeigen und verwalten.
Mail (Android)
Kann Freigaben anzeigen, aber nicht verwalten.
Mail.app (Apple Mac OS X)
Dieser Client ist der schwierigste Kandidat. Generell kann OS X Mail.app Freigaben anzeigen, aber nicht setzen oder verändern. Damit Freigaben angezeigt werden, müssen Änderungen an den Einstellungen des Postfachs vorgenommen werden. Die entsprechende Einstellung ist unter Mail -> Einstellungen -> Account auswählen -> Erweitert -> IMAP-Pfad-Präfix zu finden.
Diese steht in den meisten Fällen auf INBOX.
Dadurch werden jedoch nur Ordner angezeigt, die sich unterhalb der Inbox auf dem Server befinden. Shared Folders liegen jedoch "neben" der Inbox. Um beide anzuzeigen, muss das Feld leer gelassen werden.
Aber: Damit entsteht unter Umständen das nächste Problem. Wer die Sonderverzeichnisse "Entwürfe, Gesendet und Papierkorb" auf dem Server abspeichert, kann das jetzt nicht mehr, da der Mailclient für die Zugriff auf diese Sonderverzeichnisse den Präfix "INBOX" erwartet.
In diesem Fall können diese Sonderverzeichnisse nur noch auf der lokalen Festplatte abgespeichert werden. Das Problem lässt sich lösen, in dem man die Sonderverzeichnisse neu zuweist.
Das funktioniert mit Ordner (z.B. Sent) markieren -> Menü "Postfach" -> "Diesen Ordner verwenden für" -> "Gesendete Nachrichten" Gleiches gilt für den Papierkorb und die Entwürfe (Trash, Draft).
Mail.app (Apple iOS)
Der Mailclient der sogenannten iDevices (iPad, iPhone, iPod) kann Freigaben anzeigen, aber nicht verwalten. Werden bei einem bestehenden Postfach nachträglich Freigaben eingerichtet, zeigt der Mailclient diese nicht automatisch an. Damit er sie anzeigt, muss entweder das Postfach gelöscht und neu angelegt werden, oder das Postfach wird über iTunes mit einem Computer synchronisiert, auf dem das gleiche Postfach bereits mit Freigaben eingerichtet ist.
Mozilla Thunderbird (OS X/Linux/Windows)
Auch wenn er sehr verbreitet ist, kann der Thunderbird erst ein mal nur schon vorhandene Freigaben anzeigen. Um ihn auch für das Setzen von ACLs fit zu machen, muss unter "Extras -> Add-ons" die Erweiterung "IMAP-ACL-Extension" installiert werden. Erst mit dieser Erweiterung können ACLs gesetzt werden.
Outlook (Express) (Windows XP/2000)
Kann Freigaben anzeigen, jedoch nicht verwalten. Allerdings muss ggf. noch Hand an die Konfiguration des IMAP-Postfachs gelegt werden. Werden die Shared Folder nicht angezeigt, ist folgendes zu tun: "Extras -> Konten -> Eigenschaften -> IMAP ->" Pfad des Stammordners "shared" setzen. Anschließend über das Menü IMAP-Ordner die Freigabe einblenden.
Windows Live Mail (Windows 7)
Beherrscht die Anzeige und Nutzung bereits vergebener Rechte, jedoch ist Outlook oder auch ab Windows7, Windows Live Mail genannt, nicht in der Lage Rechte neu zu setzen. Um die Ordner sich anzeigen zu lassen ist folgendes zu tun: "Konten -> IMAP Ordner -> Liste aktualisieren". Ist der Ordner in der Übersicht zu sehen, kann er nun mit Doppelklick oder durch markieren und anwählen der Schaltflächen "Anzeigen"/ "Verbergen" in die Mailübersicht genommen oder wieder versteckt werden.
Außerdem können Sie SharedFolder auch mit dem von uns angebotenen Webmailer Squirrelmail unter https://webmail.jpberlin.de verwalten und benutzen. Die Funktion wird hier kurz erklärt:
Squirrelmail (Webmailer)
Unser Webmailer Squirrelmail kann aktuell das dafür vorgesehene Plugin noch nicht nutzen. Wir arbeiten an einer Umsetzung und Eingliederung.
Roundcube (Webmailer)
Roundcube kann keine Zugriffsberechtigungen erzeugen aber anzeigen lassen und nutzen. Aktuell existiert kein Modul oder Plugin für Roundcube um Mailboxfreigaben zu verwalten und zu erzeugen.
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